档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数码摄影技术、数据库技术和多媒体技术等数字技术的发展而出现的一种新的档案信息形式。它具有科学计算、数据处理、实时控制、辅助设计、智能仿真和文字处理等功能。档案数字化是数字档案馆建设的基础工作。传统载体档案通过高新技术加工成数字档案，通过局域网、政府网、互联网进行电子档案的计算机检索和阅读。为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高了效率，提升档案业务部门的服务水平，为内部档案管理和面向客户的服务提供好用、多方面的服务。总之，档案数字化是顺应潮流，适应时代发展的新举措和新要求。档案作为一种原始信息资源，越来越重要。逐步依托信息技术，使档案工作更有效地为社会主义经济建设和社会主义精神文明建设服务，已成为未来档案发展的必然趋势。

文件排列有三种主要类型：

       1.系统整理和编目

       正常情况下，档案室接收文书部门和业务部门按归档要求设置的档案，档案室接收各机关按入馆要求移交的档案。档案馆、档案室的整理任务主要是检查档案质量，制定馆(室)内分类整理方案，系统整理档案和全宗，加工档案目录。

       2.局部调整

       对已经接收但不符合整理要求的文件，应当进行处理和整理；对由于丢失、销毁、移动等各种原因，在分类体系中发生重大变化的档案，进行新的系统调整。

       3.全程精加工

       将得要接收和收集的零散文件进行系统化和编目，包括所有的工作内容。

       四是建议进一步提高电子档案使用的“便企利民”度。完善电子档案相关法规制度是推进“互联网+政务服务”的必然要求。近年来，党中央、国务院高度重视“放管服”改革、优化营商环境工作，深入推进“互联网+政务服务”，因此各有关部门应该创新审核审批、稽核内控的管理方式，积极拓展“网办、掌办、自助办”的经办途径，实现电子文件的即时归档，进一步实现跨地区、跨行业资源共享。

       五是建议进一步加强安全管理技术研发并做好远景规划。电子档案所承载的档案信息与纸质档案是相同的，但工作流程不尽相同。在电子档案的形成过程中，涉及防伪技术、加密传输技术、安全防改技术、物理存储技术、查询利用检索技术、安全保管技术等。一方面，相关技术主管部门应落实好主体责任，抓好电子档案管理技术的研发工作；另一方面，档案主管部门应及早制定电子档案远景发展规划，让相关技术主管部门在开展电子档案管理技术研发过程中有章可循。

        原载于《中国档案报》2022年9月22日 总第3886期 第三版